Das Wichtigste zuerst: Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen auch selbst versenden, ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen. Eine einfache PDF-Datei oder ein Scan einer Papierrechnung gelten dabei nicht als E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Der entscheidende Unterschied zu einer PDF-Rechnung: Die Daten liegen strukturiert und maschinenlesbar vor, statt nur als für Menschen lesbarer Text. Rechtliche Grundlage sind das Umsatzsteuergesetz, die europäische Norm EN 16931 sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Der Zeitplan im Überblick
- Seit 01.01.2025: Die Papierrechnung ist nicht mehr die bevorzugte Form, E-Rechnungen können versendet werden, ein PDF ist nur noch mit Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers zulässig.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 01.01.2028: Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen.
Empfangspflicht und Versandpflicht sind zwei verschiedene Dinge
Die Empfangspflicht gilt grundsätzlich bereits seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen. Die Versandpflicht folgt dagegen erst über die oben genannten Stufen bis 2028. Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, sind von der Ausstellungspflicht aber ausgenommen.
Welche Formate sind zulässig?
- XRechnung: rein strukturierte XML-Daten, typisch im B2B- und B2G-Bereich, ohne eigene Sichtkomponente für Menschen.
- ZUGFeRD: ein Hybridformat aus strukturierten XML-Daten und einer PDF-Ansicht – die PDF-Seite bleibt für Menschen lesbar, die XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung. Weit verbreitet im B2B-Bereich.
- Auch andere Formate sind zulässig, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Ausnahmen von der Pflicht
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Leistungen
- Rechnungen an Endverbraucher:innen (B2C)
- Die Ausstellungspflicht (nicht die Empfangspflicht) entfällt für Kleinunternehmer:innen
Was eine E-Rechnung enthalten muss
Die gesetzlichen Pflichtangaben entsprechen im Kern den bisherigen Rechnungsanforderungen: vollständige Namen und Adressen von Rechnungssteller:in und -empfänger:in, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie Steuersatz, Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Zusätzlich müssen diese Angaben technisch korrekt den Feldern des strukturierten Formats zugeordnet sein.
Wie läuft die Verarbeitung ab?
- E-Rechnung in der Faktura- oder Buchhaltungssoftware erstellen
- elektronisch übermitteln (per E-Mail, Plattform, Schnittstelle oder Rechnungsnetzwerk – das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor)
- Format validieren
- Inhalt prüfen und freigeben
- buchen und bezahlen
- aufbewahren
Aufbewahrungspflicht
E-Rechnungen müssen wie bisher 8 Jahre aufbewahrt werden. Dabei müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein, und die ursprünglichen strukturierten Daten müssen erhalten bleiben (GoBD-Anforderungen). Bei einem Hybridformat wie ZUGFeRD ist die PDF-Komponente nur dann gesondert aufzubewahren, wenn sie zusätzliche oder abweichende Informationen enthält.
Was Du jetzt tun solltest
- Kläre, ob dein Buchhaltungsvorsystem (bei uns in der Regel Lexware Office) E-Rechnungen schon empfangen und künftig auch versenden kann.
- Sprich mit uns, welche Übergangsfrist (2027 oder 2028) für dein Unternehmen gilt, sobald dein Vorjahresumsatz in die Nähe der 800.000-€-Grenze kommt.
- Richte deine Prozesse frühzeitig so ein, dass eingehende E-Rechnungen automatisiert geprüft, freigegeben und archiviert werden können.
👉 Fazit: Die Empfangspflicht gilt schon heute für jedes Unternehmen. Die Versandpflicht kommt gestaffelt bis 2028 – wer frühzeitig umstellt, vermeidet Stress zum jeweiligen Stichtag und profitiert schon vorher von automatisierten, medienbruchfreien Prozessen.
Dein TAXABL-Team